Con el cierre fiscal acercándose, muchos autónomos y pequeñas empresas se afanan en optimizar sus balances anuales. Sin embargo, es frecuente que se cometan errores que pueden derivar en sanciones administrativas y ajustes indeseados por parte de la Agencia Tributaria. Legálitas Negocios, basándose en el análisis de las consultas de su cartera de clientes, ha identificado los cinco fallos más frecuentes al finalizar cada año fiscal. El primero de ellos es la creencia errónea de que todo el stock adquirido durante el ejercicio se considera un gasto inmediato. La realidad es que las existencias no vendidas no se consideran gasto, sino que se registran como un activo de la empresa. Solo el stock efectivamente comercializado se refleja como gasto en la cuenta de resultados.
Otro error común es la adquisición de activos, como equipos informáticos, dispositivos móviles o mobiliario, a finales de año con la intención de reducir el beneficio fiscal. Es crucial entender que un activo es un bien que se adquiere para utilizarlo durante más de un ejercicio, es decir, que no se consume de inmediato, a diferencia del material fungible, sino que forma parte del patrimonio de la empresa. Por lo tanto, la compra de un activo no genera un gasto inmediato, sino que incorpora un bien que prestará servicio durante varios años. Por este motivo, su coste se imputa mediante amortización gradual, no de golpe.
Por ejemplo, un ordenador suele amortizarse en un periodo aproximado de cuatro años. Si se adquiere en diciembre, su impacto en los gastos del ejercicio será mínimo, ya que solo se imputa la parte proporcional correspondiente a esos últimos días del año. Asimismo, es incorrecto facturar en diciembre servicios que se prestarán en meses posteriores, como enero o febrero del año siguiente, y contabilizar el importe total como ingreso del ejercicio actual. Esta práctica de facturar servicios que se prestarán en el futuro puede generar discrepancias con la normativa fiscal.
En estos casos, únicamente solo debe reconocerse como ingreso la parte del servicio efectivamente prestado en el año en curso. El resto se registrará como ingreso anticipado, dado que aún no se ha generado el derecho a percibirlo. De forma similar, si un autónomo o pyme recibe una factura en diciembre por servicios que abarcan tanto el ejercicio actual como el siguiente, no puede deducirse el importe completo de golpe. Únicamente se debe imputar como gasto la parte correspondiente al año en curso, registrando el importe restante como gasto anticipado, puesto que el servicio aún no se ha recibido en su totalidad.
Finalmente, la no declaración correcta de las subvenciones constituye un error significativo. Las subvenciones de explotación no reintegrables deben tributar como ingreso del ejercicio en que se conceden, independientemente de si llegan mediante factura o no. Además, este tipo de ayudas no permite retrasar su declaración, por lo que deben incluirse en el año de su concesión. En definitiva, una revisión rigurosa de las cuentas y un asesoramiento profesional son esenciales para autónomos y pymes al cierre del año, con el objetivo de cumplir sin sobresaltos y evitar ajustes indeseados con Hacienda.