España da un paso decisivo hacia la digitalización de los servicios notariales. El pasado 31 de marzo de 2025, el Boletín Oficial del Estado publicó la Orden HAC/305/2025, que aprueba formalmente los documentos notariales electrónicos timbrados, una medida que supone el fin de la exclusividad del papel en los trámites notariales. Esta normativa establece un marco legal que otorga a estos documentos digitales la misma validez jurídica que los tradicionales, permitiendo agilizar gestiones y reducir la burocracia en numerosos procedimientos. La orden introduce dos nuevos tipos de documentos electrónicos: el folio de matriz electrónica timbrado y el folio de copia autorizada electrónica timbrada con destino a tercero.
Estos folios electrónicos equivalen a los tradicionales pliegos timbrados en papel, pero adaptados completamente al entorno digital. La normativa garantiza que estos documentos mantengan todas las garantías legales mediante la incorporación de elementos de seguridad como el timbre electrónico del Estado y sellos digitales específicos. Para los ciudadanos, esta transformación supone poder realizar trámites notariales sin necesidad de desplazarse físicamente en numerosas ocasiones, reducir tiempos de espera y simplificar procedimientos que antes requerían múltiples copias en papel.
El Consejo General del Notariado será el organismo encargado de gestionar este sistema y garantizar la correcta recaudación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados asociado a estos documentos electrónicos. Hasta ahora, cualquier documento notarial —escrituras públicas, poderes, contratos elevados a públicos, testamentos, etc.— debía generarse obligatoriamente en papel timbrado físico, con el correspondiente sello del Estado. Este requisito implicaba procesos lentos que incluían la impresión, firma manuscrita, sellado físico, registro y archivo de documentos materiales. Con la nueva normativa, estos mismos documentos pueden existir íntegramente en formato digital sin perder un ápice de validez legal.
Los documentos electrónicos incorporan garantías técnicas específicas como sellos digitales avanzados, sistemas de identificación inequívoca y mecanismos de verificación de autenticidad que cumplen con los más exigentes estándares europeos. Además, se integran perfectamente con el sistema tributario español, manteniendo las mismas obligaciones fiscales que los documentos tradicionales. Desde el punto de vista tributario, los nuevos documentos electrónicos mantienen la misma carga fiscal que sus equivalentes en papel.
Continúan sujetos al Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados en su modalidad de documentos notariales. La principal diferencia radica en la gestión de este impuesto, que ahora recae en el Consejo General del Notariado. Este organismo será responsable de suministrar la información relativa a los documentos electrónicos emitidos y de garantizar la correcta imputación del impuesto al Estado.
La digitalización de los documentos notariales trae consigo numerosas ventajas para usuarios finales. Entre ellas destacan: Mayor agilidad en los trámites notariales, reduciendo los tiempos de espera y las visitas presenciales necesarias. Posibilidad de recibir, enviar y almacenar documentos notariales de forma electrónica, eliminando la necesidad de gestionar y conservar grandes volúmenes de papel. Facilidad para integrar estos documentos en otros procesos digitales, como la presentación telemática en registros públicos o su incorporación a expedientes electrónicos. Reducción del impacto medioambiental asociado a la producción y gestión del papel, en línea con los objetivos de sostenibilidad de la Administración.
Para el sector empresarial, esta medida supone una importante simplificación administrativa. Las operaciones que requieren intervención notarial —como constituciones de sociedades, operaciones inmobiliarias o préstamos hipotecarios— podrán realizarse de forma más eficiente, reduciendo costes operativos y acelerando los procesos de negocio. A pesar de sus ventajas, la implementación de los documentos notariales electrónicos no estará exenta de dificultades. El propio Ministerio de Hacienda ha establecido un periodo transitorio de adaptación, durante el cual coexistirán los sistemas tradicional y electrónico.
¿Qué son los folios electrónicos timbrados?
Los folios electrónicos timbrados son la versión digital de los tradicionales pliegos de papel timbrado utilizados en la actividad notarial. Se trata de documentos electrónicos que incorporan elementos de seguridad digital equivalentes a los físicos, como el timbre del Estado en formato electrónico y sellos digitales que garantizan su autenticidad e integridad. Técnicamente, estos documentos deben cumplir con estrictos estándares de seguridad informática y seguir formatos normalizados que permitan su verificación y conservación a largo plazo.
La Orden HAC/305/2025 establece con precisión los requisitos técnicos que deben cumplir, así como los procedimientos para su emisión, validación y conservación. A diferencia de una simple digitalización o escaneo de un documento en papel, estos folios electrónicos nacen ya en formato digital y tienen valor jurídico por sí mismos, sin necesidad de referencia alguna a un original físico. Esto supone un cambio conceptual importante en la forma de entender la fe pública notarial en la era digital.
¿Qué documentos notariales pueden tramitarse electrónicamente?
En principio, la normativa permite que prácticamente cualquier documento notarial pueda existir en formato electrónico timbrado. Esto incluye:
- Escrituras públicas de compraventa
- Constitución de hipotecas
- Poderes notariales
- Actas de manifestaciones
- Testamentos abiertos
- Constitución de sociedades
- Elevación a público de acuerdos sociales
- Préstamos y reconocimientos de deuda
Sin embargo, la aplicación práctica dependerá de la adaptación tecnológica de cada notaría y de la aceptación por parte de los distintos organismos receptores (registros públicos, entidades financieras, administraciones públicas, etc.). Asimismo, es importante señalar que aunque un documento sea electrónico, los comparecientes deberán seguir acudiendo personalmente a la notaría para identificarse y prestar su consentimiento, salvo en aquellos casos en que la legislación permita específicamente la comparecencia telemática mediante sistemas de identificación digital avanzados.