En España, la gestión de las bajas médicas de larga duración constituye siempre un asunto de máxima atención, tanto para trabajadores como para empleadores. A partir del cumplimiento de los 545 días de baja médica —equivalentes a 18 meses— la dinámica cambia, especialmente en materia de cotizaciones y de resolución administrativa por parte del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS). Este cambio suele pasar desapercibido para muchos afectados, que continúan percibiendo la prestación por incapacidad temporal sin ser conscientes de que la empresa ha dejado de cotizar a la Seguridad Social desde ese momento.
Sin embargo, la relación laboral no se extingue: el contrato queda suspendido hasta que el INSS emite su dictamen. Cuando un trabajador supera el umbral de los 18 meses o 545 días de baja laboral, la Seguridad Social emite una propuesta formal que puede incluir el reconocimiento de una incapacidad permanente, la declaración de alta médica o bien la prórroga de la baja por otros seis meses. A partir de esta notificación, la empresa deja de cotizar, dado que la relación contractual se encuentra en suspensión —no en extinción— mientras se resuelve el caso definitivamente.
Este mecanismo pretende dar cobertura legal y económica a los trabajadores que se encuentran en situación de incapacidad, pero también ordena y regula el proceso de evaluación y toma de decisión que debe realizar el INSS para determinar la situación definitiva. Antes de esta resolución, el trabajador deberá esperar a ser citado por el Tribunal Médico para la valoración clínica correspondiente, un paso que es imprescindible para la definición de su situación laboral y de prestaciones.
Decisiones del Instituto Nacional de la Seguridad Social
El INSS tiene a su disposición tres posibles opciones al concluir el periodo inicial de baja médica de 18 meses:
- Conceder la incapacidad permanente. En este caso, el trabajador recibe un reconocimiento oficial de incapacidad, que puede ser parcial, total, absoluta o de gran invalidez, con las pensiones y beneficios económicos correspondientes.
- Dar el alta médica, siempre que se considere que el empleado se ha recuperado su capacidad laboral y no necesita seguir de baja. Esta decisión implica la reincorporación inmediata al trabajo, y el alta solo tiene efecto una vez notificada formalmente.
- Otorgar una prórroga o demora de calificación que extienda el periodo de baja por seis meses adicionales —hasta un máximo de 730 días o dos años— para valorar una evolución clínica más favorable.
Esta última opción no es habitual; cuando se utiliza exige una comunicación expresa al afectado. En cambio, la mayoría de los casos derivan en incapacidad permanente o alta médica. La notificación de estas decisiones suele llegar por SMS y carta, y es fundamental mantener actualizado el domicilio para evitar perder plazos o que surjan confusiones. En el caso de recibir alta médica y no reincorporarse voluntariamente al puesto, el trabajador podría enfrentarse a un despido disciplinario, por lo que la comunicación formal es un paso de gran relevancia jurídica.
Quién asume el pago tras 545 días de incapacidad temporal
Una de las cuestiones que más dudas genera es quién continúa pagando la prestación por incapacidad tras superar esos 18 meses. La Seguridad Social es la entidad encargada de asumir esta responsabilidad, excepto en aquellos casos en que una mutua colaboradora ya estaba gestionando el pago previamente, en cuyo caso continuará haciéndolo hasta el cierre del expediente. Es importante destacar que la cuantía de la prestación no cambia: el trabajador sigue recibiendo el 75 % de la base reguladora que le correspondía antes de los 545 días.
Esta estabilidad en el importe brinda cierta tranquilidad en materia económica a quienes atraviesan procesos largos de baja médica. Respecto a las vacaciones generadas durante la baja, si la resolución final es la concesión de una pensión por incapacidad permanente, estas deberán ser compensadas económicamente por la empresa, ya que no se consideran pérdidas para el empleado.