No encontrar la versión actualizada de un documento, buscar en el ordenador durante minutos para encontrar una foto o una factura, o poner en peligro documentos confidenciales al enviarlos por correo... Son solo algunas de las situaciones que ocurren cada día en una oficina o con el ordenador personal, que disminuyen la eficiencia de los trabajores y resultan una pérdida de tiempo. Un empleado consume de media cuatro minutos en buscar un documento.
Los fundadores de OpenKM (Open Knowledge Management) idearon un software de código abierto para dar una solución a estos incordios. Hoy, la versión gratuita de este programa contabiliza alrededor de 8.000 descargas mensuales y la empresa ofrece soluciones a medida a compañías de todo el mundo.
¿GESTIÓN DOCUMENTAL? La gestión documental se puede definir como la tecnología que resuelve el problema de los grandes volúmenes de información y ayuda a gestionar los recursos. Y de código abierto significa que se puede desarrollar, modificar y distribuir libremente.
OpenKM ofrece dos productos: una versión gratuita del programa, llamada Community, y otra profesional en la que ofrecen soluciones a medida y soporte técnico. Es la propia empresa la que realiza la instalación del software, garantizando que el desempeño de la aplicación sea "perfecto". Además, incorporan también todas las extensiones del producto que se necesiten como la firma electrónica, una fecha de expiración de los documentos, visor de AutoCAD o cualquier otra funcionalidad.
Esta empresa mallorquina con vocación de startup disruptiva nació en 2005 gracias a la ayuda que obtuvieron del Programa Nacional de Tecnología del gobierno español para desarrollar el proyecto. A partir de esta experiencia, decidieron lanzar el negocio y en 2009 dieron un salto cualitativo al incorporar a su cartera de clientes a grandes compañías.
Gaspar Palmer, uno de los socios, señala que OpenKM aporta dos innovaciones: una tecnológica, porque crea un sistema de gestión del conocimiento que utiliza estándares de software libre, y otra funcional, porque se adapta a las necesidades de las pymes y es fácil de mantener y de usar. Además, el programa está traducido a 35 idiomas, lo que permite que cualquier empresa del mundo pueda utilizarlo.
OpenKM trabaja de manera deslocalizada desde varios países del mundo. Trescientas cincuenta personas colaboran en el desarrollo del software. Su capital es enteramente mallorquín. "La estructura de la empresa, que permite el trabajo a distancia -aparte del ahorro que supone-, permite captar a profesionales de diferentes localizaciones, lo que repercute en una mayor competitividad. De este modo, las empresas pequeñas y medianas también pueden afrontar la inversión en un producto de gestión documental de calidad", cuenta Palmer.
TRAYECTORIA. Sus primeros dos clientes fueron una empresa biotecnológica de Japón y una farmacéutica de Australia.
En 2010 obtuvieron el segundo premio al mejor proyecto empresarial de la IE Business School, y la web Portal Programas les concedió el premio a la mejor aplicación esencial para empresas en 2011 y 2013.
La expansión llegó entre 2010 y 2012, contratando a trabajadores tanto en el área técnica como en la comercial para poder ofrecer atención al cliente las 24 horas del día en cualquier parte del mundo.
Y en 2013 alcanzaron el volumen necesario para continuar con el proyecto manteniendo la hoja de ruta diseñada y duplicaron tanto la facturación del año anterior como el número de clientes.
EN LOS 5 CONTINENTES. OpenKM cuenta con partners en todos los continentes y con acuerdos estratégicos con diferentes empresas para el desarrollo de mercados: A Square Group en Estados Unidos, MEB en Latinoamérica -especialmente Brasil y Chile-, Nile Center for Technology Research (NCTR) en Oriente Medio y AIBC en Asia.
También han colaborado con la UIB para modernizar el Registro de la Propiedad de Quito, posibilitando la inscripción digital de las escrituras referidas a las propiedades validadas a través de la firma digital. Cabe mencionar que la Universitat de les Illes Balears, además de confiar en la aplicación para su propio uso, ha creado una spin-off para desarrollar nuevos módulos de la aplicación.
Si bien la base de sus clientes son las pymes, cuentan en su cartera con grandes organizaciones de todos los sectores entre las que destacan el Ministerio de Defensa estadounidense, el de Medio Ambiente de Australia, el de Finanzas de Bolivia, el de Economía de El Salvador o la Junta de Andalucía, Aransalud o el Genome Institute of Singapore, varias universidades -la Sorbona de París, Hong Kong o Cincinatti- o Aerolíneas Argentinas.
FUNCIONALIDADES. La aplicación ofrece distintas funcionalidades: recopilar datos, colaborar entre los usuarios y capitalizar el conocimiento de la organización. OpenKM también incopora un potente buscador que permite encontrar documentos a través de diferentes conceptos: contenido del documento, categorías, palabras clave, etc.
También ayuda a cumplir con la Ley de Protección de Datos porque audita todas las acciones sobre un documento: quién, cuándo y qué. "Por ejemplo, si se tiene que enviar una convocatoria, la aplicación envía un correo electrónico con un enlace al documento dentro de OpenKM en lugar de adjuntar el archivo. Así, además de consumir menos banda ancha, evitas que la información se desperdigue en casos de, por ejemplo, un diseño industrial o contratos de grandes cifras", explica Palmer.
OpenKM puede conectarse con terceras aplicaciones como ERP (sistemas de planificación de recursos), CRM (gestión de la relación con el cliente), BPM (gestión de procesos de negocios), bases de datos, servidores de correo electrónico, etc.), actuando como un punto de acceso único a toda la información de la organización sin tener que abrir diferentes aplicaciones para encontrar la información que se busca.
"La información es poder, pero hay que encontrarla. El problema es que cada trabajador tiene un ordenador, una tablet, un móvil, son repositorios diversos y personales. Hay muchísima información que podría ser reutilizada pero que se pierde cuando la persona deja el equipo o simplemente se olvida. Nosotros lo que ofrecemos es un sistema al que se pueda acceder desde cualquier sitio, que sea privado y que permita reutilizar la información", explica Palmer, quien resumen la idea en "dar un uso eficiente a todo este conocimiento en bruto".
¿Cómo consiguen darse a conocer? Por internet y a través de su red de partners, empresas locales que conocen la cultura del país y que "se comunican mejor con el cliente".
OpenKM ha recibido más de una oferta de compra al más puro estilo Silicon Valley pero sus propietarios han preferido mantener su independencia. Su ambición es seguir como hasta ahora, ofreciendo precios asequibles para pequeñas empresas y mejorando su software día a día.