El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal establece de manera clara las obligaciones que todo administrador de fincas debe cumplir respecto al acceso a la documentación comunitaria. Este precepto legal reconoce el derecho de los propietarios a consultar las facturas, balances económicos y cualquier otro documento relacionado con la gestión de la comunidad, convirtiéndose en un instrumento fundamental para garantizar la transparencia en el manejo de los fondos comunes. La negativa de un administrador a facilitar esta información constituye un incumplimiento grave de sus funciones estatutarias, pudiendo acarrear consecuencias que van desde su cese inmediato hasta la apertura de procesos judiciales.
La legislación española en materia de propiedad horizontal determina que la custodia y puesta a disposición de la documentación comunitaria forma parte esencial de las responsabilidades que asume quien ejerce esta función profesional. El apartado e) del mencionado artículo especifica con precisión que el administrador debe actuar como secretario de la junta y mantener a disposición de los propietarios toda la documentación perteneciente a la comunidad. La Ley de Propiedad Horizontal describe seis funciones esenciales que todo administrador de fincas debe desempeñar obligatoriamente.
En primer lugar, debe velar por el correcto régimen del edificio, sus instalaciones y servicios, realizando las advertencias oportunas a los propietarios cuando detecte incumplimientos o situaciones que requieran atención. Esta labor implica una supervisión constante del estado de conservación del inmueble. La segunda obligación consiste en preparar anticipadamente el plan de gastos previsibles y presentarlo ante la junta, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a dichos gastos. Esta función resulta crucial para la planificación económica de la comunidad y debe ejecutarse con total transparencia, permitiendo que los propietarios comprendan en qué se invierten sus aportaciones.
Como tercera responsabilidad, el administrador debe atender al mantenimiento y conservación del edificio, disponiendo las reparaciones urgentes que sean necesarias e informando inmediatamente al presidente o a los propietarios. Esta capacidad de respuesta rápida ante situaciones imprevistas puede ser determinante para evitar daños mayores o problemas que afecten a la seguridad del inmueble. La cuarta función implica ejecutar los acuerdos adoptados por la junta en materia de obras, efectuando los pagos necesarios y gestionando los cobros correspondientes. Esto convierte al administrador en el responsable de materializar las decisiones que la comunidad toma de forma democrática.
En quinto lugar, y de especial relevancia para el tema que nos ocupa, debe actuar como secretario y custodiar la documentación comunitaria, manteniéndola accesible para consulta. Finalmente, la sexta función comprende todas aquellas atribuciones adicionales que la Junta de Propietarios le confiera específicamente, adaptándose así a las particularidades de cada comunidad. Cuando un administrador se niega a mostrar facturas, no entrega balances económicos o no justifica adecuadamente los gastos comunitarios, está incumpliendo directamente lo establecido en el artículo 20. Esta situación puede generar graves perjuicios tanto para la comunidad como para el propio profesional que ejerce la administración.
Consecuencias para los administradores
Los propietarios que se enfrenten a esta circunstancia cuentan con diversas vías de actuación. Como primer paso, resulta recomendable solicitar formalmente la documentación mediante burofax o cualquier otro medio que permita dejar constancia fehaciente de la petición. Esta comunicación escrita constituye una prueba fundamental en caso de tener que acudir posteriormente a instancias judiciales. Si persiste la negativa del administrador, el siguiente escalón consiste en plantear la cuestión en una junta de propietarios ordinaria o, si la situación lo requiere, solicitar la convocatoria de una reunión extraordinaria para tratar específicamente este asunto.
La comunidad puede acordar el cese del administrador por incumplimiento de sus obligaciones legales si se mantiene la actitud de opacidad. En casos donde existan indicios de irregularidades en la gestión económica, los propietarios pueden iniciar acciones legales que, dependiendo de la gravedad, podrían derivar en responsabilidades civiles e incluso penales para el administrador. La jurisprudencia española ha consolidado una línea favorable a sancionar estas prácticas que atentan contra los derechos de los comuneros.
Procedimiento para acceder a la documentación
Para ejercer de forma efectiva el derecho de acceso a la documentación, los propietarios deben seguir ciertos procedimientos que maximicen las posibilidades de éxito. La solicitud debe realizarse por escrito, detallando específicamente qué documentos se desean consultar y a qué periodo temporal corresponden. Esta petición debe dirigirse simultáneamente al administrador y al presidente de la comunidad, estableciendo un plazo razonable para obtener respuesta. El propietario tiene derecho a examinar los documentos originales, aunque habitualmente no puede retirarlos de su lugar de custodia.
No obstante, sí está facultado para solicitar copias de aquellos documentos que considere relevantes. El coste de estas copias debe ser razonable y proporcional, limitándose generalmente al precio de reproducción sin que puedan establecerse tasas excesivas que dificulten el ejercicio del derecho. Algunos administradores han implementado sistemas digitales que facilitan el acceso remoto a esta documentación, una práctica que se extiende progresivamente y que agiliza notablemente estos trámites.
Es importante señalar que este derecho debe ejercerse de manera proporcionada y razonable. No se trata de obstaculizar la labor del administrador con peticiones masivas o injustificadas, sino de garantizar la transparencia en la gestión de recursos que pertenecen al conjunto de propietarios. El alcance del derecho de acceso a la documentación comunitaria es amplio. Los propietarios pueden solicitar facturas de proveedores, recibos de servicios, contratos vigentes con empresas de mantenimiento, seguros contratados, balances económicos anuales y extractos bancarios de las cuentas comunitarias.
También tienen derecho a consultar las actas de juntas anteriores, los justificantes de pagos realizados, las nóminas del personal contratado por la comunidad, los presupuestos aprobados y las certificaciones de deuda de los propietarios morosos. Esta documentación permite verificar que la gestión económica se realiza conforme a los acuerdos adoptados. Los estatutos de la comunidad, el reglamento de régimen interior, los títulos de propiedad del inmueble, las escrituras de división horizontal y cualquier otro documento constitutivo también forman parte del conjunto documental accesible. La póliza de seguro del edificio, los certificados técnicos y las licencias administrativas completan el elenco de documentación que debe estar a disposición.