Alaior ha declarado la guerra al papel. Su especial cruzada contra los documentos en formato físico está avanzando a marchas forzadas y todo apunta a que en octubre se producirá el último asalto para la victoria electrónica. El Ayuntamiento alaiorense es la primera corporación local que ha implantado la administración electrónica, una gestión que cada vez depende menos del documento físico para que todos los trámites viajen por la red y por tanto, se acabe el paseo de expedientes de mesa en mesa. Esta despedida al papel ha requerido de una formación del personal municipal y una implantación paulatina que, aunque inicialmente tenía sus detractores, está ya dando sus frutos.
El ciudadano de Alaior que acude al Servei d'Atenció al Ciutadà (siempre que el trámite no se pueda realizar telemáticamente desde casa) rellenará una instancia. El funcionario digitalizará estos informes y aquí se acaba el trámite físico. Esta información pasa a formar parte de una carpeta en una nube. En ese momento, saltará una alerta al técnico del área a quien le corresponda la gestión. Elabora el informe y lo incorpora a la carpeta. En ese momento, salta de nuevo la alerta al concejal o alcaldesa, y a la secretaria en última instancia, para que firmen la documentación que finalmente se cuelga al tablón de anuncios y portal de transparencia, además de notificarse al ciudadano.
El concejal de Nuevas Tecnologías, Cristóbal Marqués, asegura que «no perdemos papeles, somos más ágiles y rápidos y más transparentes». Hay, asimismo, un acceso muy limitado de quien puede ver el expediente y además, goza de una seguridad extrema al quedar guardado por triplicado en un centro de alta seguridad de Madrid. La firma automática de concejales o alcaldesa puede realizarse desde cualquier dispositivo -siempre con código de verificación-, de ahí que no haga falta estar en la oficina para tramitar un expediente.
En octubre entran en vigor las leyes 39 y 40/2015 de 1 de octubre de Procedimiento Administrativo Común y de Régimen Jurídico del Sector Público, respectivamente, que regula el derecho y la obligación de que las administraciones públicas se relacionen electrónicamente y cuenten con un gestor de expedientes que permita la tramitación del cien por cien del catálogo de trámites.
Marqués avanza que, ahora, su gran reto de cara a final de año es que todos los trámites se puedan realizar telemáticamente. Esto significa que aunque ahora existan más de 25 procedimientos que ya se pueden gestionar directamente desde su ordenador sin necesidad de dirigirse al SAC, el objetivo está en que todos los trámites puedan realizarse por esta vía. «La ley nos obligará a tener esta opción disponible». Y además, todas las personas jurídicas estarán obligadas a tramitarlo así, se eliminará la opción presencial para este colectivo. A todo ello, el Ayuntamiento de Alaior suma un nuevo desafío. Y es que está haciendo gestiones para ser una entidad de registro de certificados digitales. Ahora solo se pueden solicitar en Hacienda y la Seguridad Social.
Marqués indica que la implantación de este sistema en 2014 supuso una inversión en teclados, escáneres y del programa de gestión. No obstante, se trata de un sistema que todas las administraciones deben incorporar, obligados por ley, y cuyo gasto se traduce en un ahorro por la compra de papel.