La empresa es cosa de números. Y aunque sabemos que no es estrictamente así al 100%, la verdad es que la empresa tiene mucho que ver con las finanzas. También importan las personas, los equipos, nuestra imagen, procesos de trabajo, etc, etc…
Pero incluso cuando no hablamos de dinero… existe una máxima en la gestión de tu empresa que te conviene no olvidar: «no se puede mejorar aquello que no se mide». Y por esta razón va a convenir tanto medir, calcular y analizar todo lo que podamos en nuestra pyme.
Y no existe mejor herramienta para ello que un gestor de hoja de cálculo.
Si la imagen de un buen empresario tradicional… era la de un hombre pegado a su calculadora… la de un joven empresario está ligada a un portátil y su hoja de cálculo en marcha. Posiblemente las conozcáis mejor por sus marcas comerciales como Ms Excel, Calc de Open Office, etc…
Aunque siempre es bueno invertir en un software de gestión de tu empresa (ERP) una hoja de cálculo puede ayudarte (y mucho) para automatizar y controlar gran parte de los procesos de tu empresa.
¿Por qué debemos saber utilizar una herramienta como Ms Excel? Si te has planteado alguna vez realizar estas operaciones, pero la cantidad de datos te ha intimidado… eres un buen candidato a formarte en Ms Excel:
¿Realizar el cálculo de nóminas y control de partes o albaranes de trabajo?
¿Hacer un control de costes del personal y aproximar su productividad?
¿Llevar un registro y control de facturas de proveedores y clientes (y de pagos y cobros de los mismos)?
¿Llevar un control de caja y sus movimientos diarios?
¿Realizar previsiones, presupuestos de ventas y gastos de la empresa o presupuestos para clientes?
¿Preparar una plantilla para facturas, presupuestos o liquidaciones?
¿Almacenar y organizar datos de clientes, y tu actividad comercial (CRM)?
¿Analizar estos datos que se generan a través de figuras y tablas que te ayudan a tomar mejores decisiones?
Estas tareas tan frecuentes. Que generan tantos datos al cabo del año. Y cuya gestión a veces se nos antoja compleja… resulta mucho más ágil y fácil al usar las funciones básicas de una hoja de cálculo. Dominar una hoja de cálculo te hace sentir como el flautista de Hamelin de los datos de tu empresa.
[Salvador Taulé impartirá el curso «Excel básico para la gestión de una pequeña empresa», correspondiente al Plan +TIC del Consell Insular de Menorca, cofinanciado por el Programa Leader 2007-2013]