El registro de acuerdos en las comunidades de propietarios está claramente regulado por el Artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), estableciendo un procedimiento específico que todas las comunidades de vecinos en España deben seguir. Esta normativa, fundamental para la correcta gestión de las fincas en régimen de propiedad horizontal, detalla con precisión cómo deben documentarse las decisiones tomadas en las juntas y el procedimiento para darles validez legal. Todos los acuerdos adoptados en las juntas de propietarios deben quedar reflejados en un libro de actas debidamente diligenciado por el Registro de la Propiedad.
Este requisito no es meramente formal, sino que constituye una garantía legal para todos los propietarios, asegurando la transparencia y trazabilidad de las decisiones que afectan a la comunidad. El artículo especifica claramente que el acta debe ser firmada por el presidente y el secretario, ya sea al finalizar la reunión o dentro de los 10 días naturales siguientes. La normativa es taxativa respecto a la información que debe contener cada acta, incluyendo fecha y lugar de celebración, identificación de quién convocó la reunión, tipología de la junta (ordinaria o extraordinaria), lista completa de asistentes con sus respectivas cuotas de participación, orden del día y, lo más importante, el detalle de los acuerdos adoptados con la especificación de los votos a favor y en contra cuando esta información resulte relevante para la validez del acuerdo.
El libro de actas representa el documento oficial donde queda constancia de todas las decisiones tomadas por la comunidad. La legislación establece que debe estar diligenciado por el Registro de la Propiedad correspondiente al inmueble, lo que le confiere carácter oficial y probatorio. Este trámite, que debe realizarse antes de su primer uso, consiste en la numeración y sellado de todas sus páginas para evitar manipulaciones posteriores. En la práctica cotidiana de las comunidades de propietarios, es el administrador de fincas o el secretario quien suele encargarse de este proceso de diligenciado.
Los expertos en gestión comunitaria recomiendan verificar periódicamente que este requisito se cumple, especialmente cuando se produce un cambio en la junta directiva o se inicia un nuevo libro de actas por haberse completado el anterior. El Artículo 19 de la LPH establece con claridad qué información debe contener cada acta para considerarse válida. En primer lugar, debe incluir la fecha y lugar exactos de celebración de la reunión. También es obligatorio reflejar quién convocó la junta y, en su caso, qué propietarios la promovieron, aspecto especialmente relevante cuando se trata de juntas extraordinarias solicitadas por un grupo de vecinos.
Otro elemento imprescindible es la indicación de si la junta fue ordinaria o extraordinaria, así como si se celebró en primera o segunda convocatoria. Esta información tiene implicaciones directas sobre los quórums necesarios para la validez de los acuerdos. El acta debe incluir asimismo un listado completo de los asistentes con sus cargos, así como de los propietarios representados mediante delegación de voto, indicando en todos los casos las cuotas de participación correspondientes. El orden del día tratado debe quedar claramente reflejado, seguido por el detalle de los acuerdos adoptados.
En este punto, la ley establece que cuando sea relevante para la validez del acuerdo, deberán especificarse los nombres de los propietarios que votaron a favor y en contra, junto con las cuotas de participación que representan estos votos, información crucial para verificar si se han alcanzado las mayorías requeridas según el tipo de acuerdo. Un aspecto fundamental que regula el Artículo 19 es el procedimiento de cierre y validación del acta. La norma establece que el acta debe cerrarse con la firma del presidente y del secretario de la comunidad, pudiendo realizarse este trámite al finalizar la reunión o dentro de un plazo máximo de 10 días naturales siguientes.
Este punto tiene especial relevancia práctica, ya que según establece la ley, los acuerdos adoptados son ejecutivos desde el momento del cierre del acta. Es decir, las decisiones tomadas en junta pueden implementarse legalmente una vez que el acta ha sido debidamente firmada, salvo en aquellos casos específicos en que la propia ley establezca un régimen diferente. La ley también establece obligaciones relativas a la comunicación del acta y a la custodia de la documentación relacionada. Concretamente, el acta debe ser remitida a todos los propietarios siguiendo el procedimiento establecido en el Artículo 9 de la LPH, que contempla diferentes vías de notificación.
En cuanto a la custodia documental, la normativa asigna esta responsabilidad al secretario de la comunidad, quien debe conservar no solo el libro de actas, sino también toda la documentación relacionada con las juntas: convocatorias, delegaciones de voto, comunicaciones y notificaciones. Estos documentos deben conservarse durante un período mínimo de cinco años, plazo que coincide con el de prescripción de las acciones para impugnar los acuerdos. La custodia adecuada de esta documentación resulta fundamental para la comunidad, ya que puede ser requerida como prueba en procedimientos judiciales o administrativos, especialmente en casos de impugnación de acuerdos o reclamaciones entre propietarios y la comunidad.
¿Qué ocurre si no se cumple con lo establecido en el Artículo 19?
El incumplimiento de las formalidades establecidas en el Artículo 19 de la LPH puede tener consecuencias significativas para la comunidad de propietarios. Los expertos en derecho inmobiliario señalan que las deficiencias formales en la elaboración de las actas pueden ser causa de impugnación de los acuerdos adoptados, generando inseguridad jurídica y posibles costes económicos para la comunidad. En casos extremos, la ausencia del libro de actas diligenciado o graves irregularidades en su llevanza pueden incluso invalidar decisiones importantes como derramas extraordinarias, contratos con proveedores o acciones judiciales emprendidas por la comunidad.
Por este motivo, los administradores de fincas profesionales insisten en la importancia de cumplir escrupulosamente con todos los requisitos formales establecidos por la ley. La Ley de Propiedad Horizontal, cuyo texto fue refundido y actualizado en varias ocasiones desde su creación en 1960, constituye el marco normativo fundamental que regula la convivencia en edificios divididos en pisos o locales. Esta legislación establece derechos y obligaciones de los propietarios, así como el funcionamiento de los órganos de gobierno de las comunidades.